Comment organiser une bourse aquariophile ?
L’idée d’une bourse d’échange voit souvent le jour lorsque les membres d’un club ont trop de reproductions et ne savent plus que faire de leurs jeunes poissons. L’organisation d’une bourse favorise la vente de ces poissons et permet de faire rentrer un peu d’argent dans les caisses du club. Mais surtout ces journées offrent aux aquariophiles de merveilleux moments de discusssions autour de leur passion. On assiste à de nombreux échanges de conseils, on répond à des demandes de renseignements, on boit un café en comparant les mérites respectifs de telle pompe ou tel tube fluo.
Avantage supplémentaire pour les acquéreurs, les poissons élevés par des amateurs sont généralement de très bonne qualité, ils n’ont pas étés nourris aux hormones ou aux antibiotiques, ni colorés artificiellement et leur prix est toujours inférieur aux prix pratiquées dans les commerces spécialisés. Une journée de ce genre permet aussi aux clubs de se faire connaître, en touchant un grand nombre d’aquariophiles et d’éventuels futurs membres. Avant d’en arriver là il faut planifier et organiser bon nombre de choses. Un groupe important de bénévoles motivés doit être mis sur pied, ce sont eux qui vont garantir par leurs efforts et le temps qu’ils donneront, le succès ou l’échec de la manifestation.
Le premier souci est de trouver un local ou une grande salle qui puisse acueillir la manifestation, la salle doit être dotée d’une arrivée d’eau suffisante et pas seulement d’un unique robinet…et si possible d’un tout-à-l’égoût pour vidanger rapidement les bacs en fin de journée. Il faut aussi s’assurer que l’installation électrique va supporter la charge : les chauffages, pompes éclairages et filtres, consomment beaucoup ! Des fusibles qui sautent le dimanche matin posent de gros problèmes. ? Certaines municipalités mettent des salles à disposition des associations, souvent gratuitement ou pour un prix symbolique.
Une fois le lieu choisi il est important de définir une date qui soit pas trop proche d’autres bourses organisées dans la région, sinon bon nombre d’éleveurs (et donc de vendeurs potentiels ) n’auront plus rien à écouler si une bourse s’est tenue 2 semaines plus tôt dans une localité proche…et les futurs clients seront moins nombreux s’ils ont déjà procédé à leurs achats .
Une fois la salle trouvée et réservée et la date fixée, il faut s’occuper de faire de la publicité, dans les journaux, dans le bulletin du club, parmi les autres clubs et magasins de la région, par des affiches dans les grandes surfaces, ou en ville…. Quelques jours avant la bourse,on peut envoyer un communiqué de presse aux principaux journaux de la région, pour leur présenter la journée et leur proposer de venir faire un petit reportage sur la manifestation.
On doit prévoir un réglement destiné aux participants qui indique clairement les responsabilité, les charges et devoirs de chacun ainsi que les modalités de paiement.On peut y préciser par exemple que les organisateurs mettent à disposition :l’eau froide, le raccordement électrique, les tables d’exposition, des rampes lumineuses (néons), quelques bacs…
On peut aussi préciser que seuls des animaux et plantes parfaitement sains et de taille suffisante seront acceptés et que le matériel d’occasion doit être en ordre. Il est aussi possible de demander que les vendeurs affichent sur leur stand : leur nom, celui de la ou des sociétés aquariophiles dont ils sont membres, les noms et prix des plantes et poissons proposés.
Selon les pays ou les règions où la bourse est prévue, il peut être nécessaire de prendre contact avec la police du commerce ou avec le vétérinaire de la ville. Il est aussi bon de s’assurer de l’existence de nombreuses places de parking autour de la salle ou tout au moins de prévenir la police municipale pour limiter lesPV malvenus…Il peut parfois aussi aussi être très utile de souscrire une assurance ou de payer un gardien pendant la nuit qui précéde si les bacs et le matériel sont déjà mis en place la veille. Ici encore chaque ville a ses propres exigences.
Pour ce qui concerne la salle où la vente aura lieu, il y a plusieurs façons de s’organiser : dans certains cas c’est l’organisateur qui installe des aquariums, les remplit et les met à disposition contre une finance de location, ( 5 ou 10 euros par bac selon le volume ).
Ailleurs les vendeurs apportent leur propres bacs et tout leur matériel, chauffage, filtres, éclairage… et seul l’emplacement est loué( 5 à 8 euros le mètre linéaire par ex. ) ou encore un pourcentage sur le montant des ventes est reversé à l’organisateur.
Très souvent les acheteurs paient directement leurs poissons au vendeur, qui doit alors prévoir une bonne quantité de monnaie… mais parfois c’est le club qui se charge d’encaisser l’argent par une caisse centrale et en fin de journée après décompte, il reverse à chaque vendeur la somme gagnée, en soustrayant 10% ou 15% en faveur du club.
Certains clubs profitent aussi d’organiser un marché de matériel d’occasion, de souches de nourritures vivantes et de boutures de plantes.
Et pourquoi ne pas proposer le même jour une conférence sur un sujet aquariophile ou une exposition de photos, une projection de film ou de vidéo… ?
Parmi la longue liste des choses à ne pas oublier, il faut prévoir des feuilles d’inscriptions pour recenser les vendeurs, qui indiquent l’espèce et le nombre approximatif des poissons prévus.
Il faut fabriquer des badges pour identifier les vendeurs, les bénévoles et membres du club et des affiches pour indiquer l’entrée, les WC, la tombola… Une fois toutes les inscriptions rentrées, il est nécessaire de dessiner un plan d’occupation de la salle qui laisse assez de place à chacun et éviter de coincer les bacs les uns contre les autres. Il faut aussi disposer d’une petite caisse pour faire de la monnaie.
Pour faire rentrer un peu d’argent dans la caisse du club organisateur, il est tout à fait possible d’organiser une petite cantine, en prévoyant du café et du thé, des bouteilles de jus de fruits ou d’eaux minérales.Attention, la vente d’alcool est généralement soumise à autorisation et paiement d’une patente. Les sandwichs, cakes, saucisses ou chips (fabriquées par les membres du club ou achetés), permettent aux vendeurs qui sont présents toute la journée de se restaurer tout en discutant entre eux ou avec les clients et contribuent grandement à créer une bonne ambiance.
Si l’on ne veut rien oublier, il est bon de faire des listes, qui vont recenser le nombre des prises et raccords électriques disponibles, les sacs poubelles, les rouleaux de papier collant, les ciseaux, les élastiques, le papier essuye-tout et les serpillières.
Il faut aussi prévoir des stylos indélébiles, de l’acétone, des sacs pour emballer plantes et poissons, et du papier journal comme isolant, du matériel de nettoyage… et la liste est loin d’être complète…
La salle est généralement préparée la veille, en installant des tables capables de supporter le poids des bacs,et recouvertes de plastique pour éviter des dommages dûs à l’eau. Il peut être nécessaire de prévoir des supports pour surélever les aquariums si les tables ou les trétaux ne sont pas à la bonne hauteur. Il faut aussi mettre en place l’installation électrique et les nombreuses multiprises qui seront disposées sous chaque aquarium. Le remplissage des bacs doit se faire la veille au soir pour que l’eau puisse être à bonne température le lendemain matin ; Ca prend du temps de chauffer 20 ou 50 aquarium avec de simples combinés chauffants si l’eau de distribution sort des robinets à 8 ou 10 degrés. Les organisateurs ont tout intérêt à passer tôt le matin pour s’assurer que tout va bien, qu’il n’y a pas de fuite d’eau, que l’électricité fonctionne et que les bacs sont à 26 degrés.
Pour éviter aux vendeurs de se lever trop tôt il est sage de prévoir l’ouverture des portes vers 10h et la possibilité d’acclimater les poissons jusqu’à midi par exemple. La bourse proprement dite s’ouvrira alors au public à partir de 13h. N’oublions pas que les vendeurs doivent attraper leurs poissons le matin avant de partir et qu’ils ont parfois une bonne heure de route à faire.
En fin de journée il faut vider les bacs, en ayant prévu plusieurs longs tuyaux et des pompes puissantes. Il faut remettre la salle en ordre, rapporter les bacs et tout le matériel dans leur dépôt, et nettoyer les locaux ou prévoir de le demander à une société spécialisée. Puis on peut ramener chez soi les poissons non vendus et ceux qu’on a profité d’acquérir et les acclimater doucement.
Si tout a été bien pensé, la bourse aura toutes les chances de remporter un grand succès et d’être reconduite les années prochaines..